Organisasi DKI

Guna mendukung tercapainya berbagai sasaran DKI-UNPAS sebagaimana tertuang dalam Visi dan Misi tersebut di atas, maka perlu dibentuk perangkat organisasi yang mewadahi, serta fungsi-fungsi yang mengelola dan bertanggung jawab secara hierarkhis, job descriptions (jobdes), fasilitas, sistem administrasi serta perangkat pendukung lain yang dibutuhkan, yang untuk melengkapinya dilaksanakan sesuai skala prioritas kebutuhan dan perkembangan.

 

Fungsi-Fungsi dan Struktur Organisasi

Fungsi-fungsi dan struktur organisasi DKI-UNPAS yang telah dibahas dan sementara disepakati / disetujui, dengan memperhatikan dan mempertimbangkan aspek-aspek efektivitas dan efisiensi organisasi adalah bahwa DKI-UNPAS terdiri dari :

  • Kepala Divisi Kerjasama Internasional (Kadiv KI), atau

Head of International Cooperation Division

  • Kepala Subdivisi Perijinan dan Keimigrasian (Kasubdiv PK), atau

Head of Legal Permit and Immigration Subdivision

  • Kepala Subdivisi Pendidikan dan Pelatihan (Kasubdiv Diklat), atau Head of Education and Training Subdivision
  • Kepala Subdivisi Rumah Tangga, Sosial dan Budaya (Kasubdiv RTSB), atau

Head of Household Affairs, Social and Culture Subdivision

Secara hierarkhis-organisatoris, seluruh perangkat fungsi DKI UNPAS bertanggung jawab kepada Rektor Universitas Pasundan, dengan uraian pokok-pokok jobdes seperti tersebut di bawah

Job Descriptions (Uraian Tugas/Jabatan)

Jobdesk Kepala Divisi

  • Nama Jabatan

Kepala Divisi Kerjasama Internasional (Kadiv KI)

(Head of International Cooperation Division)

  •  Posisi
  1. Bertanggung  jawab   kepada   Rektor   Universitas Pasundan (UNPAS).
  2. Membawahi 3 (tiga) Kepala Subdivisi, yakni : Kepala Subdivisi Perijinan dan Keimigrasian (Kasubdiv PK), Kepala Subdivisi Pendidikan dan Latihan (Kasubdiv Diklat), serta Kepala Subdivisi Rumah Tangga, Sosial dan Budaya (Kasubdiv RTSB).
  • Tugas Pokok
  1. Secara umum Kadiv KI bertanggung jawab atas ter-selenggaranya pengelolaan berbagai aktivitas Divisi Kerjasama Internasional (DKI) secara efektif, efisien serta tepat sasaran.
  2. Melaksanakan perencanaan, pemeliharaan, pengem-bangan, dan pengendalian PK baik administratif operasional secara internal maupun yang melibatkan mitra kerjasama international secara eksternal, berikut berbagai sumber daya pendukung yang dibutuhkan dalam implementasinya.
  3. Menyampaikan laporan berbagai kegiatan kerjasama internasional dan perkembangannya kepada Rektor UNPAS baik mengenai program yang sedang berjalan maupun yang akan datang, serta laporan keuangan sebagai sumber daya pendukung utamanya secara berkala.
  4. Merancang program pendidikan kelas mahasiswa asing / internasional secara bertahap dalam bidang (prodi) tertentu dan / atau dalam bidang yang bersifat fleksibel berdasarkan input eksternal (mitra kerjasama), serta sesuai hasil koordinasi dengan unit-unit terkait secara internal.
  5. Bersama Kasubdiv atau sesuai kebijakan Rektor UNPAS, menghadiri rapat-rapat koordinasi / pertemuan di instansi lain terkait dengan program diklat kerjasama internasional.
  6. Bersama para Kasubdiv pembantu utamanya merenca-nakan, mengelola dan mengembangkan secara efektif dan efisien fungsi Kantor Internasional (International Office) atau “IO”, termasuk pengelolaan data base mahasiswa asing dan berbagai ketentuan / peraturan dari instansi / lembaga terkait.

Jobdes Kepala Subdivisi (1)

  • Nama Jabatan      

Kepala Subdivisi Perijinan dan Keimigrasian (Kasubdiv PK), atau Head of Legal Permit and Immigration Subdivision

  • Posisi

  1. Bertanggung jawab kepada Kepala Divisi Kerjasama Internasional (Kadiv KI).
  2. Membawahi para  staf / anggota  Kantor  Internasional (“IO”), terutama yang menangani pengelolaan dan administrasi perijinan (dari Ditjen Dikti Kemendiknas, Kepolisian, dan Instansi terkait lainnya), dan keimigrasian (dari Kantor Imigrasi).
  • Tugas Pokok

  1. Bersama Kadiv KI dan para Kasubdiv lain menyiapkan dan merencanakan PK jangka pendek dan sedang, serta jangka panjang berikut sumber daya dan anggaran pendukungnya.
  1. Menyiapkan dan melaksanakan berbagai proses per-ijinan (dari Ditjen Dikti Kemendiknas dan Kepolisian) maupun Keimigrasian bagi para mahasiswa asing yang akan melakukan studi secara reguler maupun non-reguler di UNPAS, serta (dengan bekerjasama dengan Kasubdiv Diklat) membantu melaksanakan proses ijin perpanjangan studi sesuai ketentuan dan prosedur yang berlaku bagi mahasiswa yang berkepentingan.
  2. Bersama Kasubdiv RTSB menghimpun berbagai keten-tuan / peraturan perijinan, prosedur penerbitan visa / call visa, Kartu Ijin Tinggal Terbatas (KITAS) atau Limited Stay Permit Card, prosedur perpanjangan masa studi dan ijin tinggal untuk didokumentasikan, dikelola dan di-update secara berkala, serta menghimpun data pribadi seluruh mahasiswa asing mulai dari CV (curriculum vitae), paspor, KITAS, alamat tinggal, dsb untuk dihimpun dalam data base mahasiswa asing.
  3. Bersama Kasubdiv RTSB, merancang bentuk-bentuk formulir DKI-UNPAS yang memungkinkan dapat dibuat standar untuk keperluan perijinan dan keimigrasian.
  4. Melakukan evaluasi secara berkala kegiatan Subdivisi PK, dan secara terpadu dengan Subdiv lain menyiapkan laporan tentang pelaksanaan tugas dan realisasi keuangan sesuai PK dan rencana anggarannya.
  5. Bersama Kadiv KI dan / atau Kasubdiv lain, atau sesuai kebijakan Rektor UNPAS, menghadiri rapat-rapat koordinasi di instansi / lembaga pemerintah atau swasta terkait dengan program diklat kerjasama internasional.
  6. Bersama para Kasubdiv lain merencanakan, mengelola dan mengembangkan secara efektif dan efisien fungsi Kantor Internasional (International Office) atau “IO”, serta melakukan tugas-tugas lain yang sewaktu-waktu timbul dan memerlukan bantuan penanganan fungsi Subdiv PK.

Jobdes Kepala Subdivisi (2)

  • Nama Jabatan

Kepala Subdivisi Pendidikan dan Pelatihan (Kasubdiv Diklat), atau Head of Education and Training Subdivision

  • Posisi

  1. Bertanggung jawab kepada Kepala Divisi Kerjasama Internasional (Kadiv KI).
  2. Membawahi para  staf / anggota  Kantor  Internasional (“IO”), terutama yang menangani pengelolaan dan administrasi Pendidikan dan Pelatihan.
  • Tugas Pokok

  1. Bersama Kadiv KI dan para Kasubdiv lain menyiapkan dan merencanakan PK jangka pendek dan sedang, serta jangka panjang berikut sumber daya dan anggaran pendukungnya.
  2. Menyiapkan perencanaan program pendidikan dan pelatihan bagi para mahasiswa asing sesuai dengan agenda pendidikan yang telah disepakati dengan mitra kerjasama dan / atau BKLN Dikti Kemendiknas, dan melalui koordinasi dengan lembaga / unit terkait secara internal dan atau eksternal melaksanakan aktivitas kurikuler maupun ekstra kurikuler program pendidikan dan pelatihan serta melakukan monitoring pelaksanaan dan perkembangannya.
  3. Dengan bekerjasama dengan Kasubdiv PK membantu melaksanakan proses ijin perpanjangan studi sesuai ketentuan dan prosedur yang berlaku bagi mahasiswa yang berkepentingan.
  4. Dibawah koordinasi Kadiv KI dan bersama Kasubdiv lain, merancang untuk jangka panjang suatu program orientasi yang bersifat fleksibel, efektif dan efisien namun tepat sasaran bagi mahasiswa asing yang baru masuk UNPAS, sebelum mahasiswa ybs mengikuti program pendidikan sesuai peminatan.
  5. Bersama Kadiv KI dan / atau Kasubdiv lain, atau sesuai kebijakan Rektor UNPAS, menghadiri rapat-rapat koordinasi di instansi / lembaga pemerintah atau swasta terkait dengan program diklat kerjasama internasional.
  6. Bersama para Kasubdiv lain merencanakan, mengelola dan mengembangkan secara efektif dan efisien fungsi Kantor Internasional (International Office) atau “IO”, serta melakukan tugas-tugas lain yang sewaktu-waktu timbul dan memerlukan bantuan penanganan fungsi Subdiv Diklat.

Jobdes Kepala Subdivisi (3)

  • Nama Jabatan

Kepala Subdivisi Rumah Tangga, Sosial dan Budaya (Kasubdiv RTSB), atau

Head of Household Affairs, Social and Culture Subdivision

  • Posisi

  1. Bertanggung jawab kepada Kepala Divisi Kerjasama Internasional (Kadiv KI).
  2. Membawahi para  staf / anggota  Kantor  Internasional (“IO”), terutama yang menangani pengelolaan dan administrasi Rumah Tangga, Sosial dan Budaya.
  • Tugas Pokok

  1. Bersama Kadiv KI dan para Kasubdiv lain menyiapkan dan merencanakan PK jangka pendek dan sedang, serta jangka panjang berikut sumber daya dan anggaran pendukungnya.
  2. Dengan bekerjasama dengan Kasubdiv PK membantu melaksanakan proses ijin perpanjangan studi sesuai ketentuan dan prosedur yang berlaku bagi mahasiswa yang berkepentingan.
  3. Dibawah koordinasi Kadiv KI dan bersama Kasubdiv lain, merancang untuk jangka panjang suatu program orientasi (termasuk program pengenalan lingkungan / aktivitas sosial dan budaya), yang bersifat fleksibel, efektif dan efisien namun tepat sasaran bagi mahasiswa asing yang baru masuk UNPAS, sebelum mahasiswa ybs mengikuti program pendidikan sesuai peminatan yang telah disetujui bersama.
  4. Merancang kegiatan yang bersifat sosial dan budaya lainnya yang bersifat ekstra kurikuler, termasuk yang bersifat lintas budaya sebagai upaya meningkatkan persahabatan / pergaulan internasional dan common understanding antara mahasiswa nasional dan mancanegara.
  5. Bersama Kadiv KI dan / atau Kasubdiv lain, atau sesuai kebijakan Rektor UNPAS, menghadiri rapat-rapat koordinasi di instansi / lembaga pemerintah atau swasta terkait dengan program diklat kerjasama internasional.
  6. Bersama Kasubdiv PK, merancang bentuk-bentuk formulir DKI-UNPAS yang memungkinkan dapat dibuat standar untuk keperluan perijinan dan keimigrasian.
  7. Bersama para Kasubdiv lain merencanakan, mengelola dan mengembangkan secara efektif dan efisien fungsi Kantor Internasional (International Office) atau “IO”, mengelola data base data pribadi para mahasiswa asing dan semua dokumen ketentuan / peraturan perijinan tentang studi, kepolisian, serta aspek legal keimigrasian, serta melakukan tugas-tugas lain yang sewaktu-waktu timbul dan memerlukan bantuan penanganan fungsi Subdiv RTSB.